Faire signer un devis à distance, sans changer d'outil

« Ok pour moi » par e-mail : ce qui vous manque

Le geste est connu. Vous envoyez le devis en pièce jointe, votre client répond « Ok pour moi, on part là-dessus », et le chantier démarre. Six mois plus tard, une reprise se discute, et il faut établir ce qui avait été accepté : ce devis-là, dans cette version-là, à ce montant-là.

Un « Ok pour moi » envoyé par votre client n'est pas rien. Le Code civil l'appelle un commencement de preuve par écrit : un écrit qui émane de celui qui conteste et qui rend vraisemblable ce que vous affirmez (article 1362). Mais il ne suffit pas seul — l'article 1361 exige qu'il soit corroboré par un autre moyen de preuve.

Ce que cet e-mail ne dit pas, c'est sur quel fichier il porte. Rien n'y rattache la pièce jointe ouverte ce jour-là à celle que vous produisez aujourd'hui, rien n'établit que les deux sont identiques, et un PDF ordinaire ne garde aucune trace fiable de ses réenregistrements.

Un devis signé électroniquement, lui, se présente comme un écrit signé — à charge pour vous de montrer que le procédé était fiable. C'est exactement ce que le dossier de preuve sert à établir.

Au-delà de 1 500 €, l'accord se prouve par écrit

Au-delà de 1 500 €, un accord ne se prouve plus par n'importe quel moyen. L'article 1359 du Code civil impose alors une preuve par écrit signé, et ce seuil de 1 500 € est fixé par le décret du 15 juillet 1980, toujours en vigueur. En dessous, la preuve reste libre : un échange de messages, un virement d'acompte, un début de chantier peuvent y suffire.

Attention au sens de cette règle : elle ne rend pas nul l'accord conclu sans écrit. Un devis accepté au téléphone engage votre client — l'article 1359 dit seulement comment il se prouve, le jour où celui-ci le conteste.

Le seuil ne joue d'ailleurs que dans un sens. Dès qu'un écrit signé existe, même pour 800 €, il ne peut en principe être contredit que par un autre écrit signé : c'est le deuxième alinéa du même article 1359.

Une réserve : face à un client commerçant, pour des travaux qui servent son activité, la preuve est libre (article L. 110-3 du code de commerce). Face à un particulier, c'est bien l'écrit qui compte.

Et un document signé à l'écran ?

Un document signé à l'écran est un écrit comme un autre. L'article 1366 du Code civil lui donne la même force probante que le papier, à deux conditions : que la personne dont il émane puisse être dûment identifiée, et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.

Ces deux conditions ne se décrètent pas, elles se démontrent. La première n'est pas acquise d'avance, nous y revenons plus bas ; la seconde vous concerne directement : téléchargez le document signé et son dossier de preuve dès la fin de l'opération, et conservez-les. Ce sont ces deux fichiers qui constituent votre preuve, pas l'accès à votre espace.

L'article 1367 du Code civil dit enfin ce qu'est une signature électronique : l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. Il réserve la présomption de fiabilité aux signatures créées dans les conditions fixées par décret en Conseil d'État — le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017, qui les identifie aux signatures qualifiées. Paraphons délivre une signature avancée, pas une signature qualifiée : la fiabilité du procédé n'est pas présumée, elle se démontre.

Faire signer le PDF que vous avez déjà

Le parcours tient en trois gestes de votre côté. Vous déposez le PDF tel qu'il est sorti de votre logiciel, sans le retoucher. Vous placez le champ de signature à l'endroit exact du document où votre client doit signer — sous la mention « Bon pour accord », par exemple. Vous saisissez son nom et son adresse électronique, puis vous envoyez.

De son côté, il n'a rien à installer et aucun compte à créer. Il reçoit un lien par e-mail, ouvre le devis dans son navigateur — sur son téléphone, si c'est là qu'il lit son courrier —, demande un code à usage unique qui lui parvient à la même adresse, le saisit et signe. L'opération se compte en minutes. Ce déroulé est présenté étape par étape sur notre page d'accueil.

Le fichier qui en sort est votre PDF d'origine : la signature est ajoutée à la fin, sans qu'un seul octet d'avant soit déplacé, et le tampon est gravé à l'endroit que vous aviez choisi. À la fin de l'opération, vous récupérez deux fichiers dans votre espace — le devis signé et son dossier de preuve — et votre client reçoit le lien pour les télécharger.

Si le client conteste

Le jour où l'accord est discuté, vous ne produisez pas un e-mail : vous produisez ces deux fichiers. Le devis signé lui-même, dont un logiciel capable de vérifier les signatures PDF contrôle l'intégrité sans rien avoir à nous demander. Et le dossier de preuve, généré à la fin de l'opération, qui consigne le déroulé daté de ce qui s'est passé.

Ce dossier nomme le signataire, l'adresse à laquelle son code à usage unique a été envoyé, l'adresse IP depuis laquelle il a signé, l'empreinte SHA-256 du document et le journal horodaté des événements. C'est la pièce que vous produisez pour démontrer que le procédé était fiable ; elle en réunit les éléments, elle ne les remplace pas.

La date, elle, ne vient pas de notre horloge. Chaque signature est datée par une autorité d'horodatage extérieure, selon la norme RFC 3161, et le jeton qu'elle renvoie voyage à l'intérieur du fichier signé : qui détient le document détient de quoi contrôler sa date.

Ces deux pièces ont chacune leur guide : le contenu du dossier, élément par élément, dans notre guide sur le dossier de preuve, et le fonctionnement de l'horodatage dans celui qui lui est consacré.

Ce que cela ne prouve pas

Une page qui vend la preuve se doit d'en dire aussi les limites.

L'identité de votre client n'est vérifiée par personne. C'est vous qui saisissez son nom et son adresse électronique ; le code à usage unique établit qu'il a la maîtrise de cette boîte e-mail, pas son état civil. Ce sont les informations que nous enregistrons, l'authentification par code et le dossier de preuve — non le certificat — qui rattachent la signature au signataire.

Cet horodatage n'est pas qualifié : la date qu'il porte est vérifiable par un tiers, sans être présumée exacte. Notre guide de l'horodatage détaille cette limite.

Le certificat qui scelle les documents est celui de la plateforme, et il n'est pas encore inscrit dans les listes de confiance des lecteurs de PDF : Adobe Reader affiche donc un avertissement de validité tant que ce certificat ne lui a pas été ajouté. Cet avertissement porte sur la reconnaissance du certificat, jamais sur l'intégrité du document.